Festivales y Eventos

La fiesta del té benéfica o cómo hacer un evento sin presupuesto

Muchas personas se preguntan cómo recaudar dinero para una organización cuando no cuentan con un presupuesto. Aquí os dejo un ejemplo de evento que quizá os pueda dar algunas ideas para configurar un evento benéfico exitoso. Ante todo, dejar volar a vuestra imaginación. Algunas de las ideas más locas pueden funcionar perfectamente para vuestro evento.

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El pasado Noviembre Palocean junto a ‘Events Central‘ organizaba un High Tea para recaudar fondos para Y-Shac. Previamente, organizamos un mini evento donde el campus de North Metropolitan Tafe nos dejo parte de la cafetería y montamos un stand con perritos calientes a $3. Por otro lado, cocinamos en casa muffins vendiéndolos a $1, $2 y $3. Durante 4 horas y después de rellenar algunos papeles con los requisitos de manipulador de alimentos recaudamos un total de $1000. Con esta cantidad nos decidimos a montar algo más grande para doblar la cifra de donaciones.

A través de una encuesta vía Monkey Survey preguntamos a nuestra audiencia que les apetecía hacer más, qué día de la semana y a qué hora. Muchas ideas surgieron para este evento (cine de verano, disco silenciosa, etc) pero sin lugar a dudas la más aclamada fue un High Tea a las 12 del mediodía.

Puesto que la organización Y-Shac ayuda a adolescentes en riesgo teníamos que ser coherentes y no promover demasiado el alcohol en nuestro evento. Sólo bajo petición del invitado el evento era sin alcohol. Aún así, y puesto que era una fiesta para adultos queríamos ofrecerles algo nada más llegar y después de preguntar a varias bodegas de la zona, Galafrey Wines se ofreció a regalarnos 12 botellas para ofrecer a nuestros invitados un espumoso.

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Mandamos mails a muchísimos negocios de Perth y conseguimos que nos dieran pases para ofrecer como premios durante una rifa en nuestro evento. Os sorprendéis lo que la gente se involucra con estas causas. A cambio su marca se verá beneficiada colaborando por buenas causas y por supuesto hablamos de ellos en Facebook, Instagram y durante el evento. Entre muchas cosas conseguimos un tour para dos en el Observatorio de Perth, varios dobles pases para patinar sobre hielo, cine, Lazer Blaze, una noche de hotel, una gorra de los West Coast Eagles, una sesión de spa, productos cosméticos. Muchos de estos regalos donados los pudimos repartir entre nuestro invitados en forma de goodie bags y con la información de Y-Shac.

Tuvimos además la suerte de poder contar con un músico (Wil Watson) que actuó durante todo el evento gratis para nosotros, una fotógrafa  (Kingsbridge Creatives) ,una artista (U Resin) mostrando su trabajo en resina y una presentadora. Después de aquel evento todos fueron contratados para otros trabajos por lo que su colaboración gratuita sirvió de algo.

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Entre todos recopilamos libros que ya habíamos leído e hicimos “cita a ciegas con un libro” . Esta vez en forma de donación la gente escogía unos de los libros envueltos en papel de regalo sin saber de qué se trataba.

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Organizamos un pase de modelos de ropa de segunda mano entre nuestros invitados y dimos un premio al atuendo más original y más acorde con nuestro evento. Esta especial invitada ganó al presentarse con un sombrero customizado y hecho a mano, no dejo a nadie indiferente.

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La localización la hicimos céntrica con buen acceso desde varias partes de la ciudad y decidimos un menu gluten free. Tarts ofrecía un patio exterior con una combinación ecléctica de sillas, mesas y cubertería que cubría las expectativas de un evento desenfadado como el nuestro.

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El objetivo lo conseguimos de lejos y durante tres horas vivimos muchos momentos emocionantes ya que durante el tiempo que preparamos el evento (4 meses) mucha gente donó bolsas de aseo, botiquines de primeros auxilios, mochilas y ropa para los jóvenes de Y-Shac.

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24068180_169009943592565_790367788796560680_nDurante cuatro meses de preparación pasamos por muchos estados, desde la frustración hasta la satisfacción más absoluta de haber hecho algo grande por una buena causa. Conocer a los residentes de Y-Shac fue por supuesto lo que más nos inspiró para crear nuestro evento. El equipo se esforzó muchísimo en dar lo mejor de sí mismos y todas esas ideas locas que teníamos al principio del proyecto, se convirtieron en recompensa para gente necesitada y crecimiento profesional.

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